會議是企業不可缺少的溝通方式之一，無論是否經常使用視頻會議系統，企業只需了解如何召開視頻會議的技巧就可以幫助企業從中獲得最大收益。在準備中目視頻會議時，如何通過網絡盡可能保持會議的高效，企業在召開視頻會議前只需要了解以下幾個問題并稍作計劃。

開會的目的是什么？

首先您需要確定會議的議題。隨著信息化、數字化的發展視頻會議作為辦公協作工具被廣泛認可并使用，企業再也不必在日歷上計劃會議日程，使用中目統一通信平臺視頻會議功能企業可以隨時隨地與團隊VoIP通訊、即時通訊、視頻通話和網絡會議。

在視頻會議中無論主持的是非正式團隊會議還是重大的商務演講，無論他們身在何處，SparkleComm視頻會議系統都是與其他參會者交流的最佳方式。視頻會議能輕松地調動會場氛圍、加強會議中的互動和交流，還可以利用肢體語言表達情感，使您和與會者的聯系更加緊密。

需要誰參與？

無論是發起每周的工作例會，還是舉辦超過100人的商務論壇？無論會議規模如何，都要考慮參會者的需求以及如何為他們創建無縫的會議體驗。例如，注意會議的結構、時間限制等。此外，還需考慮是否使用虛擬會議室（VMR）或對更多的受眾群體進行實況轉播和錄制視頻。

不管怎樣，如果您制定了可靠的會議計劃，并依慣例堅持下去，您就會贏得更多的理解和尊重。

參會者位于何處，他們將如何參加中目視頻會議？

大多數參會者是否會在家中通過Web瀏覽器參加會議？

您的會議室是否配備了最新、最先進的視聽設備？

如何通過通信終端參加視頻會議？

分散的員工隊伍意味著，比以往任何時候我們更需要，通過一個通信融合平臺緊密地聯系在一起。只要確保網絡通暢，團隊成員可以使用任何通信終端從任何位置加入會議，中目統一通信平臺功能工具可以將日歷、即時通訊、郵件、電話會議或視頻會議等無縫集成到日常的工作流程中。

簡而言之，使用中目視頻會議解決方案能讓您的團隊與時俱進。

網絡環境可以播放視頻嗎？

在組織視頻會議時不要讓雜亂無章的背景分散成員的注意力，影響交流和會議進程。保持您的專業性以及會議環境的簡單和整潔，同時為了讓大家清楚地看到參會者的表情，也要確保環境的照明狀況良好。若攝像頭正對著窗戶，您可能需要遮擋光源以避免強烈的逆光使您變成黑暗的輪廓。

會議前必須測試視頻系統

在召開中目視頻會議之前，請檢查以下運行環境：

1、攝像頭是否設置正確；

2、音量大小是否正常；

3、麥克風是靜音嗎；

4、內容能否共享；

5、是否能訪問參會人員列表。

這將幫助您避免因調整系統環境被迫中斷會議，這些調整會分散參會者的注意力，降低會議效率，造成不必要的成本浪費。

其他要點：

就像出席傳統會議一樣，不要忘記基本的禮儀，比如與他人進行眼神交流、清晰和流暢地表達并保持互動。還請注意，在視頻會議中盡量避免頻繁地使用手機或做其他與會議無關的工作，因為這樣將影響會議的整體效果。切記，請盡量減少同時進行多項工作。

視頻會議是企業在混合工作模式下保持聯系的最佳方式之一，它可以使團隊成員打破地區分割，極大限度地提高了團隊技術能力及協作能力。企業只要掌握召開視頻會議的技巧，遠程工作就能和面對面工作一樣有效。