通常，視頻會議的會場必須有既能在臺上發言、又能在臺下發言這兩種不同的使用狀態。這兩種視頻會議使用狀態對會議會場的擴聲有很大的影響。因為中、小型報告廳主揚聲器通常安裝在臺口兩側墻面，臺上發言時，傳聲器不在主揚聲器覆蓋范圍，可以得到較高的傳聲增益;而臺下發言時，傳聲器已進入主揚聲器覆蓋范圍，傳聲增益必然會降低。

如果想要解決這個問題就要在臺下發言時設法使主揚聲器覆蓋區域避開臺下發言位置。有兩個處理方法可以考慮，一種方法是將主揚聲器安裝支架做成內傾角可調，在臺下發言時轉動主揚聲器適當減小內傾角;另一種方法是主揚聲器不固定安裝而是安裝在揚聲器立架上，在臺下發言時將主揚聲器連同立架適當向后移。這兩種方法都可以使臺下的傳聲器避開主揚聲器覆蓋區域。

視頻會議終端實際輸出的遠端聲頻信號常常會出現音量不夠、失真和噪聲(包括交流聲)等問題。視頻會議終端的聲頻輸出電平應該盡量開大，不僅可提高音量，更可以提高信噪比。噪聲特別是交流聲是視頻會議聲頻系統常見問題，大多數交流聲是由于接地不當形成“地回路”引起的。

最理想的解決辦法是在視頻會議終端和調音臺輸入端之間加聲頻隔離器。聲頻隔離器最好有金屬屏蔽盒并接地，以免聲頻隔離器受到電磁干擾。遠端會場聲音信號最好單獨送入調音臺一個通道，而不要通過信號選擇器和其他信號(例如播放機)共用調音臺一個通道。

視頻會議本地會場聲頻信號和本地擴聲不宜使用調音臺同一路輸出信號，而應該從調音臺輔助或編組輸出端口送到視頻會議終端的聲頻輸入，這樣不僅有利于單獨調節送出信號的電平，和本地擴聲的音量互不影響;而且，雖然大多數視頻會議終端內部已經集成了回聲抑制功能，但分路輸出更有利于抑制通過遠端會場引起聲反饋或回聲。

現在有價格偏高的專門用于視頻會議錄音錄像的多路錄播設備;也可采用每臺只能記錄1路視頻的家用硬盤/光盤錄像機。如果只要錄音，在計算機上安裝錄音軟件就可以，只是有些計算機(特別是移動計算機)聲卡只有傳聲器輸入端口而沒有線路輸入端口，這就必須將調音臺“錄音輸出”端口的信號用兩只電阻分壓衰減成傳聲器電平，否則將可能會使聲卡輸入端過載，造成錄音失真。