隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程不斷推進(jìn)，國際間交往也變得越來越密切，企事業(yè)單位的會議交流與溝通機會不斷增多。提到會議，我們首先想到的是傳統(tǒng)的會議，傳統(tǒng)的會議通常采用的是集中式的會議，會議需要確定具體的時間和地點，還根據(jù)會議室的大小來進(jìn)行人數(shù)的安排，因此傳統(tǒng)的會議需要確定“時間、地點、人物”三要素才能進(jìn)行相應(yīng)的會議。

隨著的不斷科技的發(fā)展，視頻會議軟件的出現(xiàn)，徹底打破了傳統(tǒng)會議的“時間、地點、人物”這三要素的問題，也可以人不同地區(qū)會議達(dá)到不論何時、何地、何人都能第一時間參加。

視頻會議軟件屬于視頻會議系統(tǒng)中的一種，而電視電話會議是視頻會議系統(tǒng)的前身，電視電話會議顧名思義，主要是通過電話來進(jìn)行交流和溝通，但它缺少面對面的圖像溝通，視頻會議系統(tǒng)的出現(xiàn)，音、視頻、數(shù)據(jù)三要素成為視頻會議系統(tǒng)溝通的主要方式。

視頻會議系統(tǒng)主要能分為純硬件視頻會議系統(tǒng)以及純軟件視頻會議系統(tǒng)、軟硬件結(jié)合的視頻會議系統(tǒng)。因為純硬件視頻會議或者軟硬結(jié)合的視頻會議系統(tǒng)通常都是固定在某個地點，而純軟件視頻會議系統(tǒng)能夠安裝到不同的終端，包括PC或者移動終端。所以視頻會議軟件有更好的移動性，能夠使異地會議達(dá)到何時、何地、何人都能進(jìn)行正常的溝通交流。

使用網(wǎng)絡(luò)視頻會議軟件進(jìn)行不同地區(qū)的會議，不僅能聽到發(fā)言者的聲音，還能清晰看到發(fā)言者的動作、表情及會場的其他圖像細(xì)節(jié)，給與會者帶來真實的觀感。

視頻會議軟件附帶有數(shù)據(jù)協(xié)同功能，例如電子白板，通過電子白板，能觀看操作者的手寫板書;文檔共享，能使和會者實時看到共享發(fā)言人打開的文檔;屏幕共享，可以讓發(fā)言人的屏幕圖像傳輸?shù)矫總€與會者;流媒體播放，讓所有的與會者同時播放相應(yīng)的流媒體影片。

所以視頻會議軟件不但方便企業(yè)隨時召開內(nèi)部會議、技術(shù)交流，而且還幫助企業(yè)解決異地招聘、異地培訓(xùn)、等問題。視頻會議軟件使異地溝通變得更方便和高效，從而會深刻地影響企業(yè)的運行模式、縮短決策時間、同時提升組織內(nèi)部的協(xié)同力與競爭力。

綜上所述，視頻會議軟件的功能特點決定其實現(xiàn)不論何時、何地、何人都能夠即時參加異地會議的美好愿望。而視頻會議軟件并不局限在企業(yè)中使用，也廣泛運用于各大行業(yè)，對于教育機構(gòu)來講，能夠?qū)⒉煌瑓^(qū)域的學(xué)生和教師通過視頻會議軟件進(jìn)行連接與結(jié)合，共同觀看實時的課堂音視頻及互動教學(xué)。通過視頻會議軟件，大大縮近了各個地區(qū)的人與人之間溝通的距離，成為異地溝通交流的科技神器。