協(xié)同辦公是每一位員工最必不可缺的技能，在混合勞動(dòng)力時(shí)代，一項(xiàng)工作需要去聯(lián)絡(luò)協(xié)助的人，可能坐在隔壁工位，可能在附近的樓中，也可能是在其他城市或者別的國家中。協(xié)同辦公的方式也有很多種，像是電話溝通、出差交流、以及現(xiàn)在應(yīng)用較多的視頻會(huì)議。

不同的方式對(duì)應(yīng)著不同的需求，無論是領(lǐng)導(dǎo)還是員工都應(yīng)該不斷的提升和調(diào)整溝通協(xié)作的技能。為了更好的應(yīng)對(duì)當(dāng)下面對(duì)面與遠(yuǎn)程混合的協(xié)同工作，以下幾個(gè)方法可以盡可能的協(xié)調(diào)遠(yuǎn)程辦公員工與辦公室工作員工之間的距離感，創(chuàng)造一個(gè)更好的辦公環(huán)境。

制定好會(huì)議規(guī)則

預(yù)先制定會(huì)議規(guī)則的視頻會(huì)議，效率要比盲目討論高很多。預(yù)留好全部參會(huì)人發(fā)言的時(shí)間，安排能夠推動(dòng)會(huì)議順利進(jìn)行的會(huì)議機(jī)制。防止交流的會(huì)議成為單方面的講座，只有一人或是部分人發(fā)表了觀點(diǎn)而其他人無效參會(huì)的局面。

線上參會(huì)的人可以通過使用畫廊模式來平等的展示每一位參會(huì)人的面貌，從而來確保每一位遠(yuǎn)程入會(huì)者在會(huì)中的存在感與參與度。

會(huì)議室大于工位

在與線上的同事協(xié)同辦公時(shí)，同一房間的人們選擇會(huì)議室的效率要大于分散在各自工位上的效率。在會(huì)議室中，員工使用的是同一個(gè)攝像頭，而不是分別入會(huì)，遠(yuǎn)程入會(huì)的同事也可以更清楚的看到會(huì)議室中的情況。

人們的交流不止于語言和文字，還包括很多非語言、非文字類型的交流，例如眼神交流、肢體動(dòng)作等等，利用會(huì)議室的空間來讓線下的員工更專注于交流，讓遠(yuǎn)程參與者也能更清楚、更快的了解線下的同事。

增加會(huì)中的交流方式

視頻會(huì)議不僅可以使用語言交流，還可以使用會(huì)中聊天、會(huì)中表情等方式來進(jìn)行文字交流與符號(hào)交流，以及處在同一會(huì)議室中的員工之間，會(huì)有肢體動(dòng)作表達(dá)以及更直接的眼神接觸。這些交流方式都能幫助理解會(huì)中內(nèi)容，也可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)參會(huì)人是否對(duì)會(huì)議議題有任何不理解，促進(jìn)進(jìn)一步交流。

在不影響會(huì)議議程前提下，要適當(dāng)允許會(huì)中聊天來緩解會(huì)議氣氛，聊天也能夠促進(jìn)員工之間的彼此了解，交流共享資源，為工作增添一絲樂趣。

視頻會(huì)議不止會(huì)議

公司應(yīng)定期使用視頻會(huì)議組織線上+線下的活動(dòng)、培訓(xùn)來給予員工一定的社交時(shí)間，通過創(chuàng)建這樣的線上聚會(huì)，讓員工之間彼此了解，社交時(shí)間是人與人長期相處的必須成本，一個(gè)關(guān)系融洽氛圍良好的團(tuán)隊(duì)，會(huì)有更強(qiáng)烈的集體感和認(rèn)同感。

創(chuàng)新的使用視頻會(huì)議，不僅可以大大的提高線上+線下協(xié)同辦公的效率，還可以為團(tuán)隊(duì)帶來更輕松、更愉悅的工作體驗(yàn)。