1、節約會議的時間和經費

據相關資料，各個企業或組織的工作人員每年參加會議的時間約占全部工作時間的30%以上;每年用于公務出差的費用高達300億元，而每次開會或會面中約有80%的時間需花費在路途中。

2、提高開會的效率

由于召開視頻會議的費用大致與開會的時間成正比，可促使與會者節省時間，提高效率。由于參加會議的人員就在本地，和會議有關的材料、文件、實物都在身邊，可以充分方便地交流。

3、適應緊急情況

對于某些交通狀況不好，特別是地處山區、邊疆的城市，網絡視頻會議系統將帶來極大的方便。在一些緊急場合，如救災、防汛，戰地會議等，可以用視頻會議系統及時了解或發布緊急情況和決策，收效難以用金錢來衡量。

4、增加參會人員

視頻會議可支持多人多點參加形成會議。視頻會議系統具有投影、VGA/HDMI端口以及數據流功能可以隨時增加會議與會者甚至召開全體會議。總部決策可即時傳達到所有員工。

5、遠程管控

管控中心可對各個會議室的視頻進行遠程控制，包括觀看畫面選擇、畫面清晰度調整、會議發言設置等。

6、會議錄制存儲

對于一些重要性的會議內容，可以選擇性的存儲，方便后續查詢。

通過對遠程視頻會議的應用，信息及時公布，快速傳播，為大眾了解事件情況提供了多種便利的渠道。企業能夠及時獲得各部的最新發展，及時采取處理各種問題;對于需要商務出行的人們，坐在電腦前就可以召開異地遠程視頻會談，開展毫無障礙的商討解決方案，銷售計劃等。